クラウド型受付システム – WowDesk|TeamsBot対応、複数スマートスピーカー鳴り分けほか大型アップデートを実施

「すべての人が自信を持って幸せに働ける世界をつくる」という企業ミッションを掲げ、創業以降、ビジネスチャット・社内SNS「WowTalk(ワウトーク)」や名刺管理ソリューション「CAMCARD BUSINESS(キャムカードビジネス)」という “普段のビジネスシーンをより快適にする” サービスを提供してきたワウテック株式会社(東京都港区、代表取締役 瀬沼悠、以下「ワウテック」)。当社は、クラウド型受付システム「WowDesk(ワウデスク)」の機能の大幅なアップデートをおこない、新たな機能が4つ追加されたことをお知らせいたします。

◆ 今回アップデートした機能をご紹介

  1. TeamsBot対応(Teams連携でご利用のお客様対象)
  2. カスタマイズ質問項目
  3. ボタン毎受付完了メッセージ
  4. 複数スマートスピーカー鳴り分け

(1)TeamsBot対応(Teams連携でご利用のお客様対象)

クラウド型受付システム「WowDesk」は、2021年6月にMicrosoft Teams(以下、Teams)との連携をおこないました。さらにTeamsと連携してWowDeskを利用しているお客様からの要望を受け、この度連携方法としてTeamsBotへの対応を追加しました。

従来の連携方法ではMicrosoft365アカウントを1つ追加することが必要でしたが、TeamsBotを使う連携方法ではそれが不要になります。

※TeamsBotでの連携方法は、1テナントに対して1つとなります。また、Teamsの管理者による操作が必要です。詳細はお問い合わせください。

WowDeskのTeamsBotはカスタムアプリとして提供します

(2)カスタマイズ質問項目

来客に対して質問を提示して、回答の記入を求めることができるようになります。例えば、車での来訪が多い場合には「車両ナンバーの入力」や、当日の体温を記録したい場合は来客に「体温の入力」を求めることができます。

また、質問項目は受付ボタン毎にカスタマイズすることができますので、例えば「配送業者様」のボタンを押した場合には「配送業者名」を回答させて、その他の来客の場合には「同行者数」と「体温」を質問して入力させるなど、フレキシブルな設定をおこなうことができます。

なお、来客が入力した回答は、WowDesk管理画面で履歴をエクスポートすると確認することができます。

例:来客の電話番号の入力を求める

質問への回答を全て入力した後は確認画面を表示します

これにより、紙の受付票にこれらの情報を記入してもらい来客管理をしていた企業様でも受付システムへ置き換えることが容易になりました。

(3)ボタン毎受付完了メッセージ

WowDeskで受付操作を完了すると、これまでもカスタマイズしたメッセージ付きの受付完了画面を表示することができましたが、今回のバージョンアップにより、来客が操作した受付ボタンによって異なるメッセージを表示することができるようになりました。

例えば、一般の来客の場合には会議室コーナーまで進んでもらい、面接での来客の場合にはその場でお待ちいただくなど、来客の種類に応じた応対のフローを表現することができます。

受付ボタン毎に完了画面に異なるメッセージを表示します

これにより、導入企業のレイアウトや応対フローに対してこれまで以上に柔軟な設定を反映した受付システムでの受付業務がおこなえるようになります。

(4)複数スマートスピーカー鳴り分け

WowDeskを導入しているお客様に好評を博しているスマートスピーカー連携ですが、今回のバージョンアップにより、受付ボタンとスマートスピーカーを紐付けて特定のボタン操作で特定のスマートスピーカーを鳴らすことができるようになります。

来客がWowDeskで受付をおこなうと、連携させたビジネスチャット(TeamsまたはWowTalk)を通じてテキストで通知されます。さらに、お客様が用意したスマートスピーカーをWowDeskと連携させることで、受付内容を声でお知らせすることができ、PCやスマートフォンの画面を見られない環境でも、来客情報を素早く把握することができます。

これまでも1台の受付システム(WowDesk)に対して複数のスマートスピーカーを連携することはできましたが、来客が受付操作をすると全てのスマートスピーカーが鳴る仕組みになっていました。

今回のバージョンアップ以降は、各ボタンにどのスピーカーを鳴らすのかを個別に設定することができるようになり、例えば営業部宛の来客の場合は営業の島に近いスマートスピーカーが鳴り、管理部宛の来客の場合は管理部の島に近いスマートスピーカーを鳴らすなど、よりメリハリの利いた音声通知が可能になります。

受付ボタン毎に鳴らすスピーカーを選択できます
※現在対応中のスマートスピーカーは、Google社製のGoogle Nest製品となります。

◆バージョンアップをおこなった背景

コロナ禍が徐々に落ち着き、オフィスへの来客数が戻りつつある一方で、ハイブリッドワークとなり出社人数が以前ほど多くないことから、受付業務の効率化のため受付システムの導入を検討する企業様は増加傾向にあります。

WowDeskをご利用いただく企業様には、これまでも受付業務の効率化のお手伝いをさせていただいていましたが、企業毎に異なる受付フローにより柔軟に対応できることが望まれていました。

これまで以上に企業様の環境に応じた受付フローを実現し、受付システムの画面に表現して、導入企業と来客の双方にとってより便利な受付とするべく、今回の機能追加をすることとなりました。

  • ワウテック株式会社 会社情報

https://www.wowtech.co.jp
所在地: 東京都港区赤坂4-15-1 赤坂ガーデンシティ4F
代表者: 代表取締役 瀬沼 悠
資本金: 110百万円(資本準備金含む)

ワウテックは、クラウド型受付システム「WowDesk」、ビジネスチャット・社内SNS「WowTalk」、名刺管理ソリューション「CAMCARD BUSINESS」を中心に、法人向けITソリューションを自社開発・運営しています。
ビジネスにおけるコミュニケーションに新しい価値を提供し、安全で確実な改善をビジネスに携わる誰もが実感する、そのための手段、そして課題解決をシンプルかつ新しい驚きに満ちたやり方で実現します。

  • 対象サービス クラウド型受付システム「WowDesk」

クラウド型受付システム「WowDesk(ワウデスク)」は、タブレットで受付対応が可能なサービスです。
来客された方が受付に設置したタブレットで入館手続きを行うことで、(通知が届くように設定してある)担当者のスマートフォンやPCに直接来客があったことを知らせるメッセージが届きます。

従来であれば「内線電話」や「受付専任担当者」によって取次を行っていた業務をタブレット1つ設置するだけで無人化でき、まさにWowDeskがお客様と担当者を“ミス無く”“素早く”おつなぎできるサービスとなります。

当社が提供するWowTalkをすでに利用頂いている法人様であればスムーズに導入でき、WowTalkやビジネスチャットを利用していない法人様でも通知専用アプリを用意しておりますので導入可能です。

参考:https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000199.000033157.html

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